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La legge prescrive l’intervento del notaio per gli atti di maggiore importanza, per i quali si vuole garantire una particolare tutela e una garanzia di imparzialità per le parti; infatti il notaio, nell’esercitare le proprie funzioni, si caratterizza quale soggetto terzo e imparziale, sopra le parti, tenuto a eseguire un controllo di legalità e a tutelare indistintamente tutti i partecipanti all’atto.
Il notaio, peraltro, ha l’obbligo di assicurare che gli atti siano redatti e sottoscritti in modo chiaro e leggibile, con caratteristiche di indelebilità e con mezzi idonei a garantirne la conservazione nel tempo (per questo il notaio utilizza inchiostro e carta di tipo certificato). Gli atti pubblici prima vengono conservati dal notaio rogante, poi, per cento anni, dall’Archivio Notarile territorialmente competente, poi dall’Archivio di Stato, per sempre.
Lo Stato affida, inoltre, al notaio anche la riscossione delle imposte, per attività e operazioni economicamente rilevanti.
Per svolgere questo complesso ruolo lo Stato richiede al notaio un’elevata conoscenza giuridica, garantita dal superamento di un concorso pubblico gestito direttamente dal Ministero della Giustizia, e sottopone il notaio a continui controlli effettuati da organi dello Stato.
Un insigne giurista ha definito la funzione del notaio come “antiprocessualistica”, che può essere riassunta nel motto “più notaio, meno giudice” (Francesco Carnelutti); infatti la funzione del notaio è essenziale per l’ordinamento giuridico, in quanto tanto più il notaio lavora bene, tanto meno i cittadini dovranno rivolgersi all’autorità giudiziaria, affrontando i tempi e i costi del giudizio.
Il fatto che le operazioni economicamente più importanti per i cittadini siano sottoposte al controllo di legalità preventivo di uno specialista, indipendente dalle parti, riduce in modo molto significativo il contenzioso successivo.
Il notaio non può ricevere atti espressamente proibiti dalla legge (art. 28 legge notarile), ha l’obbligo di essere certo dell’identità delle parti (art. 49 legge notarile) e di indagarne personalmente la volontà, per adeguarla alla legge (art. 47 legge notarile).
